Schleswig-Holsteinische Rechtsanwaltskammer informiert über steuerliche Vorteile
Wollen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihrer Fitness oder der Umwelt zuliebe auf das Auto verzichten, ist ein Dienst-fahrrad eine gute, kostensparende Wahl.
Darf das Fahrrad auch privat genutzt werden, handelt es sich um einen Arbeitslohn oder ein Gehaltsextra in Form eines Sachbezugs, der Arbeitnehmern sowie Arbeitgebern steuerliche Vorteile bietet. Die Überlassung muss vertraglich festgehalten werden. Neben einem Kauf besteht die Option, das Dienstrad bei spezialisierten Unternehmen zu leasen.
Arbeitnehmer sind verantwortlich
Die Arbeitnehmer sind gemeinhin verpflichtet, überlassene Dienstfahrzeuge wie Fahrräder pfleglich zu behandeln und stets in einem betriebsbereiten, verkehrssicheren Zustand zu erhalten. Schäden sind dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen. Fallen Reparaturarbeiten an, müssen diese vor Durchführung durch den Arbeitgeber genehmigt werden. Wird das Dienstrad gestohlen, muss der Diebstahl in aller Regel sofort angezeigt und dem Arbeitgeber sowie der Versicherung gemeldet werden, sofern das Unternehmen einen entsprechenden Versicherungsschutz abgeschlossen hat.
Wer haftet bei Schäden?
Ob und in welchem Umfang Arbeitnehmer für etwaige Schäden am Fahrrad haften, hängt zuerst einmal davon ab, ob sich diese während der betrieblichen oder der privaten Nutzung ereignet haben. Im Rahmen der betrieblichen Verwendung haftet der Arbeitnehmer nur eingeschränkt – bei leichter Fahrlässigkeit überhaupt nicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit anteilig und bei grober Fahrlässigkeit sowie Vorsatz in der Regel voll. Wird das Dienstfahrrad hingegen während der privaten Nutzung beschädigt, kann eine Haftung im Grundsatz bereits bei leichter Fahrlässigkeit vorliegen. Gewöhnliche Gebrauchsspuren sind hiervon ausgenommen.
Dienstrad kaufen oder leasen?
Überlassen Arbeitgeber ihren Angestellten ein Dienstfahrrad, können sie die Kosten steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen. Wird das Fahrrad eigens hierfür gekauft, lassen sich die Kosten über einen Zeitraum von sieben Jahren abschreiben.
Eine weitere Möglichkeit ist, das Dienstrad bei spezialisierten Leasingunternehmen zu mieten, die neben typischen Vertragslaufzeiten von beispielsweise drei Jahren auch einen Vollkaskoversicherungsschutz anbieten. Arbeitnehmer können dann eines der verfügbaren und gegebenenfalls zuvor vom Arbeitgeber zur freien Auswahl bestimmten Modelle aussuchen.
Aus steuerlichen sowie sozialversicherungsrechtlichen Gründen sollte der Leasingvertrag keine Kaufoption für den Arbeitnehmer enthalten.
Möglichkeiten zur Finanzierung
Ein Dienstfahrrad kann entweder als Gehaltsextra oder mittels Gehaltsumwandlung finanziert werden. Handelt es sich um ein Extra, trägt der Arbeitgeber alle Kosten und das Rad ist für den Arbeitnehmer komplett steuerfrei. Voraussetzung ist, dass sich der Arbeitgeber an den laufenden Kosten, beispielsweise in Form von Reparaturausgaben oder Versicherungsgebühren, beteiligt. Anderenfalls gilt der Arbeitnehmer dem Finanzamt gegenüber als Leasingnehmer.
Wird anstelle eines Extras eine echte Gehaltsumwandlung vereinbart, gewährt der Arbeitgeber einen Teil des Gehalts als Sachlohn für das Dienstfahrrad. Steuerliche Details und konkrete Auswirkungen sind im Einzelfall zu klären.
Überlassung nur mit Vertrag
Die Überlassung eines Dienstfahrrades ist in jedem Fall vertraglich festzuhalten. Hierzu kann entweder eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag ergänzt oder eine separate schriftliche Vereinbarung getroffen werden.
Außerdem sollte ein Übergabeprotokoll angefertigt werden. In diesem können etwaige Mängel, die bereits bei der Übergabe bestanden haben, oder zusätzliche Gegenstände wie ein Fahrradkorb erfasst werden. Spätestens wenn das Arbeitsverhältnis endet, müssen das Dienstrad sowie alle im Protokoll genannten Zubehörteile, Unterlagen und Gegenstände am üblichen Arbeitsort zurückgegeben werden.